het inrichten van een groepsweblog

Van oorsprong is een weblog een persoonlijk iets van één individue. Het komt echter steeds vaker voor dat men een weblog wil gaan inzetten voor een professionele organisatie waarbij een groep personen berichten gaat schrijven in één of meer weblogs. Dit artikel beschrijft wat er allemaal komt kijken bij het opzetten van zo'n groepsweblog.

de simpele benadering: binnen een week up and running

ICT-afdelingen binnen instellingen ontvangen je over het algemeen niet met open armen als je met het plan komt om voor de instelling een groepsweblog in te richten. Met meer of minder argumenten: de conclusie is over het algemeen dat het binnen de ICT-infrastructuur van de instelling absoluut onmogelijk is.
Voor een deel zijn de ingebrachte bezwaren overigens terecht: later in dit artikel meer hierover.

Wil men snel aan de slag met een groepsweblog dan is de beste manier om dit volledig "buiten de deur" te regelen. Dat kost weinig moeite, relatief weinig geld en met een week kun je een functionerend weblog hebben:

1. Zoek een geschikte commerciële webhostingprovider. Let op: er zit veel kaf onder het koren. Op site's zoals webhosters kun je persoonlijke ervaringen lezen die mensen hebben met webhostingbedrijven. Dat geeft een goed beeld van wat je kan verwachten. Voor een bedrag van enkele tientallen euro's per jaar heb je 50-100MB ruimte en enkele GB aan dataverkeer per maand. Let ook op het aantal databases wat bijgeleverd wordt. Dat kan van belang zijn als je meerdere weblogs en/of wiki's wilt gaan hosten.
2. Vraag een domeinnaam aan. Dat kan via de provider, maar zorg dat je die mee kunt nemen als je na verloop van tijd van provider zou willen wisselen. Meer info: Stichting Internet Domeinregistratie Nederland
3. Selecteer de meest geschikte weblogsoftware. Dat is een lastige. Verderop in dit artikel meer hierover. Experimenteren kan, maar maak bijtijds een 'definitieve' keuze want het verhuizen van webhostingprovider blijkt in de praktijk veel eenvoudiger dan het wisselen van weblogsoftware. Zie bijvoorbeeld dit artikel met praktijkervaringen.
4. Als de weblogprovider z'n zaakjes goed voor elkaar heeft dan is het installeren van een weblog op de site een fluitje van een cent en heb je met een uurtje een basisweblog draaien.
5. Het meeste tijd (en wat meer technische kennis) kost het om het weblog naar eigen smaak in te richten, te zorgen voor de juiste huisstijl, het ledenbeheer in te richten etc.

Mogelijkheden en beperkingen

Met de hierboven beschreven simpele benadering kun je voor een concreet en niet te omvangrijk project eigenlijk alles bereiken wat je wilt.
Wat je nodig hebt is een enthousiasteling die tijd, zin en genoeg technische vaardigheid heeft om e.e.a. te realiseren. Dat werkt prima als je snel met een pilot aan de slag wilt, maar wat als de pilot een succes is en er ineens heel veel meer mensen hun eigen groepsweblog willen? Is die enthousiasteling van het eerste uur dan bereid en heeft hij de tijd om die functionaliteit ook voor andere groepen te gaan regelen?
Daarom is het van belang om eigenlijk al bij het opzetten van de pilot na te denken over en rekening te houden met toekomstige opschaling en imbedding binnen de ICT-organisatie van de instelling.

Zaken ter overweging

De toegepaste server- en databasetechnologie

Wanneer je in de toekomst je weblogpilot onder wilt brengen binnen de bestaande ICT-organisatie dan is het belangrijk rekening te houden met de technologie die de ICT-organisatie ter beschikking heeft en waarvoor know-how beschikbaar is. Een ICT-organisatie is eerder bereid een nieuwe database aan te maken binnen een SQL-server omgeving waar men al de beschikking over heeft dan dat men bereid is om speciaal voor het weblog een aparte SQL-omgeving te creëren. Datzelfde geldt voor servertechnologie: sls veel know how beschikbaar is op ASP-gebied dan is het aan te bevelen om weblogprogrammatuur te kiezen die ook hierop gebaseerd is. Kennis van de achterliggende programmeertaal is weliswaar niet persé nodig, maar wel handig als het gaat om specifieke aanpassingen die nodig zijn voor maatwerk binnen de organisatie.

Multiweblog, multiauteur, multideelname, automatisch aanmelden, single sign on?

De meeste weblogprogrammatuur ondersteunt wel het aanmaken van meerdere weblogs en het werken met meerdere auteurs. De manier waarop en de mate waarin dat gebeurt verschilt echter sterk per weblogprogramma.
Wat in de praktijk lastig op een efficiente manier te organiseren blijkt te zijn zijn clusters van weblogs met een grote mate van onafhankelijkheid. Een manier om dat te realiseren is om voor elke toepassing een aparte instantie van de weblogsoftware te installeren. De weblogclusters zijn dan weliswaar volledig onafhankelijk van elkaar (met ieder een eigen team auteurs, eigen inrichtings- en opmaakmogelijkheden etc), maar het is een inefficiente manier van werken en je bent niet blij als er een update komt voor de weblogsoftware. Bovendien zal een auteur die lid is van meerdere auteurteams voor ieder team opnieuw moeten inloggen.
Een programma als ExpressionEngine biedt (in de betaalde versie!) meer mogelijkheden op dit vlak omdat je gebruikersgroepen kunt aanmaken waarbij je precies kunt aangeven welke groep welke rechten heeft. Toch geeft ook dit programma niet precies de gewenste functionaliteit omdat iemand slechts lid van één groep kan zijn. Als je het dus wilt kunnen regelen dat iemand rechten krijgt binnen meerdere weblogs dan krijg je al snel een zeer complexe groepenstructuur.
Wanneer je een weblog echt wilt integreren binnen je organisatie dan zou het handig zijn wanneer het autorisatiesysteem van het weblogprogramma gekoppeld zou kunnen worden aan dat van de instelling (via LDAP bijvoorbeeld)

stand alone pagina's

Standaard weblogpagina's kan ieder weblogprogramma goed aanmaken. Het wordt anders wanneer je binnen je website ook statische of custom-made pagina's wilt kunnen aanmeken. Met het ene programma kost dat veel meer moeite dan met het andere. DuiMDog heeft daar deze post over geschreven.

andere dan standaard weblogvelden

Met elk weblogprogramma kun je posts maken die bestaan uit een samenvatting en een veld "uitgebreid". Voor sommige toepassingen kan het handig zijn om zelf velden te kunnen definieren.

Personeel voor aanmaak, onderhoud en beheer

Wanneer de "enthousiasteling" van het eerste uur niet meer beschikbaar is dan zal aanmaak, onderhoud en beheer van de weblogs overgenomen moeten worden door anderen binnen de organisatie. Daarbij zijn de volgende functies te onderscheiden.

webhosting

Taken en verantwoordelijkheden:

• Zorgt voor het goed functioneren van de webhosting faciliteit
• Installeert, onderhoudt en beheert de software die nodig is om webapplicaties zoals weblogs en wikis te kunnen draaien. (dus inclusief webserver software zoals Apache, scripting software zoals PHP, database software zoals MySql inclusief de daarvoor benodigde beheersoftware zoals PHPMyAdmin, FTP-serversoftware etc)
• Is verantwoordelijk voor de beveiliging van de webserver (hacking etc), waarbij de belangen van de gebruikers moeten worden afgewogen tegen het beveiligingsbelang (het moet voor de weblog-gebruikers bijvoorbeeld mogelijk zijn om documenten en afbeeldingen up te loaden naar de server)

Dit zijn dus de diensten zoals die op dit moment geleverd worden door een commerciële webhostingprovider.

Technisch beheerder weblogs en wiki?s

Taken en verantwoordelijkheden

• Verzorgt de installatie en eerste configuratie van de weblog- en wikisoftware
• Verzorgt de eerste aanmaak van nieuwe weblogs en wiki?s voor een nieuwe gebruikersgroep
• Verzorgt de installatie en configuratie van plugin-software
• Geeft instructie aan de admins/sysops mbt hun beheerstaken.
• Is verantwoordelijk voor een goede registratie van eventueel daarvoor noodzakelijke wijzigingen in de core-software, zodanig dat herinstallatie of update naar een hogere versie zonder problemen mogelijk is.

• (indien dat gerealiseerd kan worden) is verantwoordelijk voor het centrale gebruikersbeheer

webdesigner

Zeker bij de eerste aanmaak is het wenselijk de beschikking te hebben over een webdesigner met als taken en verantwoordelijkheden

• Zorgt voor inrichting van skins, stylesheets ed. zoveel mogelijk conform de geldende huisstijl en aangevuld met de wensen vanuit de gebruiker.

(super)administrator (sysop)

Voor elke aangemaakte groepsweblog of ?wiki worden een of meer (super)admins of sysops aangemaakt (de projectleider en/of een projectmedewerker).
Vanuit de binnen de weblog of wiki voorziene administratie-omgeving zorgt deze voor:

• gebruikersbeheer
• beheer van de inhoud (bijvoorbeeld verwijderen van ongewenste berichten)
• aanmaken van categorieën en rubrieken

Links

PierreGorissen heeft een paar interessante posts over het inrichten van een groepsweblog gepubliceerd (en er is ongetwijfeld meer over te vinden)

• presentatie over weblogs met o.a. wat links naar online presentaties over dit onderwerp
• multiuser weblogs met een beschrijving van een aantal typen groepsweblog en een bespreking van wat de verschillende tools op dit vlak kunnen.

Verder is het bij het opzetten van een groepsweblog belangrijk om na te denken over hoe je om wilt gaan met het gebruik van foto's. Zie hiervoor de pagina Groepsweblog: alleen tekst of ook foto's

Discussie

weblogMetGroepenPraat

Pagina's die naar hier verwijzen